Szervezeti egységek

1./        A Hivatal belső szervezeti felépítése:
A/ Titkárság
B/ Hatósági Csoport
C/ Költségvetési Csoport –gazdasági szervezet
D/ Városüzemeltetési Csoport
E/ Munka Törvénykönyve hatálya alá tartozó, a Hivatal alaptevékenységét közvetve segítő munkavállalók
2./        A Titkárság a jegyző operatív irányításával működik.
3./        A Munka Törvénykönyve hatálya alá tartozó, a Hivatal alaptevékenységét közvetve segítő munkavállalók operatív irányításáról a jegyző gondoskodik.
4./        A Hivatal köztisztviselői létszáma  24 fő, a Munka Törvénykönyvéről szóló 2011. évi I. törvény hatálya alá tartozó munkavállalói létszáma 4 fő.    
5./     A szervezeti felépítés részletes ábráját a Szervezeti és Működési Szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza.

V. A Hivatal személyi állományának feladatai

1./        Általános feladatok
A köztisztviselők és munkavállalók feladatait és felelősségi körét munkaköri leírásuk tartalmazza.  A köztisztviselők és munkavállalók kötelesek feladataikat legjobb szakmai tudásuk szerint ellátni. Feladatuk ellátása során a lehetséges végrehajtási módok közül a leggazdaságosabb és legköltségkímélőbb megoldást kell kiválasztani úgy, hogy azzal a kívánt eredmény elérésre kerüljön.
A köztisztviselők és a munkavállalók kötelesek a feladatok végrehajtásáról, a munkavégzés zavarairól, a vezetői beavatkozást igénylő eseményekről folyamatosan tájékoztatni a munkaköri leírásukban megjelölt közvetlen munkahelyi vezetőjüket.
A képviselő-testületi ülésekre előterjesztést készítő köztisztviselők kötelesek részt venni az általuk készített előterjesztés bizottsági és képviselő-testületi, nemzetiségi önkormányzati tárgyalásán.
A Hivatal köztisztviselői és munkavállalói kötelesek folyamatosan fenntartani és továbbfejleszteni szakmai ismereteiket.
A Hivatal köztisztviselői és munkavállalói kötelesek a ledolgozott munkaidejük nyilvántartása céljából jelenléti ívet vezetni, amelyen pontosan fel kell tüntetni a munkakezdés és a munka befejezésének időpontját.
A munkahelyéről önhibáján kívül távol maradó köztisztviselő vagy munkavállaló haladéktalanul köteles azt jelezni a munkaköri leírásában szereplő közvetlen munkahelyi vezetőjének.
A Hivatal köztisztviselőit és munkavállalóit a feladatkörébe tartozó tevékenységekért közvetlen felelősség terheli.

2. /       A csoportvezetők feladata:
- véleményezik a csoporton belül készülő képviselő-testületi előterjesztéseket,
- a jegyző elé terjesztik a csoport köztisztviselőinek munkaköri leírására, azok módosítására vonatkozó javaslatát,
- a jegyző elé terjesztik a csoport köztisztviselőinek teljesítményértékelésére vonatkozó javaslatát,
- irányítják a csoport munkáját,
- a csoport tevékenységének összehangolása, a megfelelő információáramlás biztosítása,
- a jogszabályok, valamint a Képviselő-testületi bizottsági határozatok folyamatos figyelemmel kísérése, s ezek alapján javaslat a Képviselő-testületi, bizottsági előterjesztések, önkormányzati rendeletek, belső szabályzatok elkészítésének vagy módosításának előkészítésére,
- a város fejlődéséhez szükséges külső források eredményes feltárása, a döntések előkészítésében való közreműködés, a végrehajtás koordinálása,
- javaslat egyes munkafolyamatok ésszerűsítésére, az adminisztratív terhek csökkentésére.
- közreműködik az önkormányzati intézmények, gazdasági társaságok irányításával kapcsolatos döntések, intézkedések előkészítésében, a határozatok végrehajtásának megszervezésében, ellenőrzésében,
- biztosítja a Jegyzői hatáskörök gyakorlását az államigazgatási hatósági ügyek intézése körében,
- rendszeresen beszámol a csoport tevékenységéről a Jegyzőnek, igény esetén közvetlenül a Polgármesternek,
- javaslatot tesz a köztisztviselők továbbképzésére, egyes külön juttatások biztosítására, felmentésre vagy fegyelmi felelősségre vonására, jutalmazására, kitüntetésére, illetve elismerő cím adományozására,
- biztosítja a munkafolyamatokba épített és utólagos ellenőrzés működését,
- gondoskodik a csoporton belül a szabályszerű ügyiratkezelés megvalósításáról így különösen az ügyiratok nyilvántartásáról /iktatás/, a kézi irattár kezeléséről, az irattárnak történő átadásáról,
- gondoskodik a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény, az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény, valamint Kunszentmiklós Város Önkormányzata Képviselő-testületének a mindenkori költségvetési rendeletének célelőirányzatai terhére nyújtandó támogatások, az önkormányzatot és a Hivatalt érintő, feladatköréhez tartozó közérdekű adatok és információk honlapon, illetve az írott és elektronikus sajtóban történő megjelenítéséhez szükséges adatok összegyűjtéséről és azok aktualizálásáról,
- A gazdasági vezető a Költségvetési Csoport csoportvezetője.

3./     A csoportvezetők felelősek
- a csoport egész munkájáért, annak jogszerű működéséért,
- az általuk vezetett csoporton belül a munkaszervezésért, célszerű munkamegosztás kialakításáért, a hatékony munkavégzésért,
- a csoporton belül a jelenléti ívek pontos vezetéséért, a munkaidőt, ügyfélfogadási időt érintő intézkedések betartásáért, ellenőrzéséért,
- az általuk vezetett csoport által nyújtott adatszolgáltatásért,
- az általuk vezetett csoport belső és külső kommunikációjáért,
- az általuk vezetett csoport zökkenőmentes együttműködéséért a Hivatal más csoportjaival, és a csoportok közötti információáramlásért,
- a csoporton belül a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés biztosításáról,
- az általuk irányított csoporton belül az ügyiratok naprakész intézéséért az érvényben lévő iratkezelési szabályzat alapján, valamint a Hivatal egyéb belső szabályzatainak betartásáért, továbbá a hatályos jogszabályok rendelkezésre állásáért,
- a testületi előterjesztések ténybelileg és jogilag szakszerű előkészítéséért,
-  a Polgármester, az Alpolgármesterek, a bizottságok és a Képviselő-testület önkormányzati döntéseinek időbeni, szakszerű végrehajtásának megszervezéséért,
- a Képviselő-testületi határozatok végrehajtásáról szóló jelentések, képviselői kérdésekre és interpellációkra adandó válaszok előkészítéséért,
- a csoport feladatkörében a Jegyző megbízásából ellátott államigazgatási hatósági ügyek intézéséért,
- a csoport feladatkörében az állampolgárok szakszerű, gyors, közérthető tájékoztatásáért,

4. /       Az ügyintéző
- A jogszabályban meghatározott hatáskörrel rendelkező ügyintéző gyakorolja a hatósági jogkörét, s ellátja mindazon egyéb feladatokat, amelyeket a jogszabályok számára előírnak.
- Az ügyintéző feladata a Képviselő-testület, a Polgármester és a Jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre való előkészítése, felhatalmazás esetén kiadmányozása, valamint a végrehajtás szervezése.
- A kapott utasítások és határidők figyelembevételével munkaterületén felelős a Hivatal állandó és időszakos feladatainak megvalósításáért.